Instrukcja pomocna przy wypełnieniu wniosków o udzielenie dotacji na realizację w 2013 r. zdań mających na celu ochronę, zachowanie i rozwój tożsamości kulturowej mniejszości narodowych i etnicznych oraz zachowanie i rozwój języka regionalnego - Dotacje - Mniejszości Narodowe i Etniczne

Mniejszości Narodowe i Etniczne

Nawigacja

Instrukcja pomocna przy wypełnieniu wniosków o udzielenie dotacji na realizację w 2013 r. zdań mających na celu ochronę, zachowanie i rozwój tożsamości kulturowej mniejszości narodowych i etnicznych oraz zachowanie i rozwój języka regionalnego

UWAGA:Przed wypełnieniem wniosku należy KONIECZNIE zapoznać się z Informacją o szczegółowych zasadach postępowania przy udzielaniu dotacji na realizację w 2013 r. zadań mających na celu ochronę, zachowanie i rozwój tożsamości kulturowej mniejszości narodowych i etnicznych oraz zachowanie i rozwój języka regionalnego.

 

FORMULARZ WNIOSKU:Formularz wniosku o udzielenie dotacji (Wzór wniosku o udzielanie dotacji na realizację zadania mającego na celu ochronę, zachowanie i rozwój tożsamości kulturowej mniejszości narodowych i etnicznych oraz zachowanie i rozwój języka regionalnego) stanowi załącznik nr 1 do Informacji o szczegółowych zasadach postępowania przy udzielaniu dotacji na realizację w 2013 r. zadań mających na celu ochronę, zachowanie i rozwój tożsamości kulturowej mniejszości narodowych i etnicznych oraz zachowanie i rozwój języka regionalnego. Wniosek należy wypełnić przy pomocy aplikacji umożliwiającej elektroniczne opracowanie wniosku.

 

UWAGA:

·        Po opracowaniu wniosku za pomocą aplikacji elektronicznej należy go wydrukować, podpisać i wraz z wymaganymi załącznikami przekazać do Departamentu Wyznań Religijnych oraz Mniejszości Narodowych i Etnicznych Ministerstwa Administracji i Cyfryzacji w terminach określonych w Informacji o szczegółowych zasadach postępowania przy udzielaniu dotacji na realizację w 2013 r. zadań mających na celu ochronę, zachowanie i rozwój tożsamości kulturowej mniejszości narodowych i etnicznych oraz zachowanie i rozwój języka regionalnego – Obecnie obowiązująca procedura nie dopuszcza możliwości przekazywania wniosków drogą elektroniczną!

·        Wnioskodawca ubiegający się o przyznanie dotacji celowej składa odrębny wniosek na każde z wnioskowanych zadań.

·        Wnioskodawca, ubiegający się o przyznanie dotacji podmiotowej, składa jeden wniosek o udzielenie tej dotacji.

 

Krok 1

W rubryce „nr wersji wniosku” wpisujemy kolejny numer wersji danego, konkretnego wniosku przekazanego do Ministerstwa Administracji i Cyfryzacji. Przykładowo wniosek wysłany pierwotnie będzie miał numer 1. O ile zajdzie potrzeba wprowadzenia korekt wnioskodawca prześle skorygowany wniosek z numerem 2, jeżeli konieczność taka zajdzie ponownie przesłany wniosek będzie nosił numer 3 itd. Każda wysyłana wersja wniosku powinna mieć kolejny numer (niedopuszczalne jest powtarzanie numerów wniosków).

 

 

Krok 2

W polu „Nazwa wnioskodawcy” wpisujemy nazwę wnioskującego podmiotu zgodną z KRS-em.

W polu „adres” wpisujemy zgodny z KRS-em adres wnioskodawcy.

W polu „adres korespondencyjny” wpisujemy adres, na który MAiC ma przesyłać wnioskodawcy wszelką korespondencję dotyczącą wniosku. Rubrykę tę należy wypełnić również w sytuacji gdy adres korespondencyjny wnioskodawcy jest tożsamy z adresem podanym w rubryce „adres”.

W polach „telefon”, „fax”, „e-mail” należy wpisać właściwe dane. O ile wnioskodawca nie dysponuje faxem, telefonem bądź adresem mailowym należy umieścić w odpowiednim miejscu słowo „brak”.

 

Krok 3

W rubryce „Numer rachunku bankowego należy podać składający się z 26 cyfr numer rachunku, na który w przypadku przyznania dotacji mają zostać przelane środki finansowe. UWAGA: Do rachunku należy prowadzić ewidencję księgową w sposób umożliwiający kontrolę środków finansowych pochodzących z dotacji Ministra Administracji i Cyfryzacji.

 

Krok 4

W rubryce Forma prawna wnioskodawcynależy umieścić znak „X” w jednym z czterech białych pól, tj. polu odpowiadającym formie prawnej wnioskodawcy (np. gdy wnioskodawca jest organizacją mniejszości narodowej wpisuje znak „X” do pola opisanego „organizacja mniejszości narodowej lub etnicznej albo społeczności posługującej się językiem regionalnym”). O ile forma prawna wnioskodawcy jest inna niż wymienione w pierwszych 4 polach wnioskodawca podaje ją w polu „podmiot inny niż wymienione w kolumnach 2-5”.

 

Krok 5

W rubryce „Tytuł zadania” podajemy tytuł zadania, którego dotyczy wniosek. Należy pamiętać aby każdy ze złożonych w danym roku wniosków był opatrzony odrębnym tytułem odróżniającym go od pozostałych wniosków. Tytuł powinien odzwierciedlać treść zadania. Powinien być krótki i nie może ulec zmianie w trakcie realizacji zadania bez zawarcia aneksu do umowy..

 

Krok 6

W rubryce „Osoba odpowiedzialna za realizację zadania należy podać „imię  i nazwisko”, „telefon kontaktowy”, „fax” i „e-mail” osoby, która odpowiada za właściwą realizację danego zadania i z którą należy kontaktować się w przypadku wątpliwości dotyczących wniosku. Z osobą wymienioną w tej rubryce Ministerstwo Administracji i Cyfryzacji będzie się kontaktowało w przypadku konieczności dokonania korekt wniosku lub uzyskania wyjaśnień umieszczonych w nim zapisów. W związku z powyższym osoba odpowiedzialna powinna być łatwo dostępna pod podanym numerem telefonu. Powinna także doskonale znać złożony wniosek. Nie musi być to osoba stojąca na czele wnioskującego podmiotu.

 

 

 

Krok 7

W rubryce „Cel i spodziewane efekty zadania” należy w krótkiej, zwięzłej formie opisać jaki jest cel realizacji wnioskowanego zadania i jakie dzięki jego realizacji efekty spodziewa się osiągnąć wnioskodawca. Rubrykę tą należy wypełnić w sposób konkretny, związany bezpośrednio z realizowanym zadaniem. Należy unikać ogólników. Zalecane jest by w rubryce zapisać główny cel zadania to jest „Podtrzymanie i rozwój tożsamości kulturowej mniejszości…..” lub „Zachowanie i rozwój języka regionalnego” a następnie skonkretyzować „realizowane poprzez……”. Przykładowe wypełnienie tej rubryki w przypadku zadania polegającego na zakupieniu strojów dla zespołu artystycznego  mniejszości X o nazwie Y winno wyglądać w sposób następujący:

 

6. Cel i spodziewane efekty zadania

 

Cel: Podtrzymanie i rozwój tożsamości kulturowej mniejszości X realizowane poprzez poprawę prezencji scenicznej zespołu Y, a dzięki temu zwiększenie atrakcyjności występów i zachęcenie młodzieży do śpiewania w zespole.

 

Spodziewane efekty: Wyposażenie zespołu Y w 20 kompletów strojów.

 

 

Krok 8

W rubryce „Termin rozpoczęcia i zakończenia zadania należy uwzględnić nie tylko czas faktycznej realizacji danego przedsięwzięcia (np. datę koncertu, festiwalu czy termin wydania publikacji), ale również okres poprzedzający (związany z wszelkiego rodzaju przygotowaniami) i okres związany z rozliczeniem zadania. Termin ten powinien być oszacowany racjonalnie, nie ma uzasadnienia dla sztucznego wydłużania terminu realizacji zadań, ani jego nadmiernego skracania. Należy unikać sytuacji gdy przykładowo termin realizacji projektu polegającego na organizacji koncertu w marcu kończy się w grudniu 2013 r.

UWAGA:Tylko wydatki poniesione w wyznaczonym „Terminem rozpoczęcia i zakończenia zadania” okresie jego realizacji, mogą być finansowane w ramach przyznanej dotacji.

UWAGA:Zadanie może rozpoczynać się najwcześniej 1 stycznia 2013 i kończyć najpóźniej 31 grudnia 2013 r.

 

Krok 9

W rubryce „Partnerzy należy wymienić podmioty wspomagające wnioskodawcę przy realizacji danego zadania. Nie muszą to być partnerzy wspomagający zadanie finansowo, mogą to być również podmioty wspierające w dowolny inny sposób jego realizację. O ile wnioskodawca nie będzie współpracował z innymi podmiotami przy realizacji zadania w rubryce tej należy wpisać słowo „brak”.

 

Krok 10

W rubryce „Miejsce realizacji zadania należy wymienić wszystkie miejscowości, w których wnioskodawca zrealizuje dane zadanie. W przypadku wszelkich wydawnictw należy wymienić miejscowość, w której mieści się siedziba wnioskodawcy.

 

Krok 11

W rubryce „Mniejszość narodowa lub etniczna albo społeczność posługująca się językiem regionalnym do której skierowane jest zadanie należy wymienić mniejszość, do której adresowane jest dane zadanie (W przypadku gdy zadanie skierowane jest głównie do danej mniejszości natomiast wśród odbiorców znajdą się również osoby nie należące do tej mniejszości Wnioskodawca powinien podać w tej rubryce nazwę konkretnej mniejszości). W przypadku zadań służących zachowaniu i rozwojowi języka kaszubskiego należy wpisać „Język regionalny-Kaszubski”. W przypadku gdy zadanie adresowane jest w równym stopniu do kilku mniejszości wnioskodawca powinien wymienić je wszystkie. W przypadku zadań mających na celu propagowanie wiedzy o mniejszościach w rubrykę należy wpisać słowo „promocja”.

 

Krok 12

W rubryce „Krótka informacja o innych zadaniach na rzecz mniejszości narodowych i etnicznych oraz społeczności posługującej się językiem regionalnym realizowanych przez wnioskodawcę” należy zamieścić zwięzłą informację o zadaniach realizowanych przez wnioskodawcę na rzecz mniejszości narodowych i etnicznych oraz społeczności posługującej się językiem regionalnym, o ile wnioskodawca realizuje tego typu działania. O ile wnioskodawca nie realizuje tego typu działań należy również umieścić w tej rubryce informacje o tym fakcie.

 

Krok 13

W rubryce „Informacja o zamiarze odpłatnego (lub nieodpłatnego) wykonania zadania wnioskodawca powinien poinformować czy będzie czerpał przychody w ramach realizacji zadania. W przypadku podjęcia takiej decyzji (sprzedaż wydawnictw, bilety i innego rodzaju odpłatny udział uczestników) wszystkie uzyskane środki muszą być przeznaczone na realizację danego zadania i muszą zostać wykazane w rubryce „przychody przewidziane w związku z realizacją zadania” (patrz krok 16).

 

Krok 14

W rubryce „Planowane środki w zł” - „wnioskowana wysokość dotacji” należy wpisać kwotę o przyznanie której ubiega się wnioskodawca. Należy zwrócić uwagę by kwota ta była tożsama z kwotą łączną wnioskowanej dotacji zapisaną w kosztorysie wniosku.

 

Krok 15

W rubryce „Planowane środki w zł” - „środki własne” należy podać kwotę środków finansowych (w zł), jaką wnioskodawca planuje przeznaczyć z własnego budżetu na realizację danego zadania.

 

Krok 16

W rubryce „Planowane środki w zł” – „przychody przewidziane w związku z realizacją zadania” należy podać wysokość środków, które wnioskodawca planuje uzyskać w ramach realizacji zadania (sprzedaż wydawnictw, bilety i innego rodzaju odpłatny udział uczestników).

 

Krok 17

W rubryce „Planowane środki w zł” – „środki z innych źródeł” należy wymienić inne niż wnioskodawca i MAiC podmioty wspierające finansowo realizację danego zadania. Nazwę takiego podmiotu należy umieścić w polu „podmiot finansujący” a kwotę (w zł), którą dany podmiot zamierza przeznaczyć na realizację zadania w polu „wysokość”.

UWAGA: Sugerujemy aby w tej rubryce podawać kwoty środków finansowych, co do których wnioskodawca ma 100 % pewność, że zostaną one przekazane na realizację powyższego zadania przez inne niż wnioskodawca i MAiC podmioty wspierające finansowo jego realizację). Przypominamy, że zgodnie z § 5 ust. 3 Ramowego wzoru umowy o finansowanie/dofinansowanie działalności zmierzającej do ochrony, zachowania i rozwoju tożsamości kulturowej mniejszości narodowych i etnicznych oraz zachowania i rozwoju języka regionalnego stanowiącego Załącznik nr 2 do Informacji o szczegółowych zasadach postępowania przy udzielaniu dotacji na realizację w 2013 r. zadań mających na celu ochronę, zachowanie i rozwój tożsamości kulturowej mniejszości narodowych i etnicznych oraz zachowanie i rozwój języka regionalnego „W przypadku obniżenia przez Zleceniobiorcę kosztów realizacji zadania finansowanych z przyznanej dotacji, środków własnych lub środków z innych źródeł, bez zmiany warunków umowy, wysokość dotacji ulega zmniejszeniu o taki sam procent, o jaki został obniżony koszt całkowity realizacji zadania. Różnica podlega zwrotowi na rachunek bankowy Zleceniodawcy, nie później niż w terminie 15 dni od dnia upływu terminu zakończenia realizacji zadania”.

 

Krok 18

W rubryce „Planowane raty dotacji w zł” należy podać proponowaną przez wnioskodawcę i uzasadnioną realizowanym zadaniem wysokość i liczbę transz, na które powinna być podzielona suma przyznanej dotacji („proponowane kwoty”) oraz wyznaczyć terminy otrzymania kolejnych transz w sposób zapewniający właściwą realizację zadania („proponowane daty płatności”). Wnioskodawca może wystąpić o przekazanie kwoty dotacji w jednej transzy bądź w kilku, powinno być to jednak merytorycznie uzasadnione potrzebami realizowanego zadania. W przypadku dotacji wyższych niż 50.000 zł zaleca się rozpisanie dotacji na kilka transz.

 

Krok 19 –KOSZTORYS WNIOSKU

·        W przypadku wniosków o dotacje wymienione w pkt „A-E” i „H” (z wyjątkiem prac remontowych w obiektach zabytkowych) oraz „J-L” szczegółowego opisu zadania, wnioskodawcy mogą wypełnić pozycje w kategoriach „A.1, A.2, A.3 i A.4” (o ile realizowane zadanie wymaga wydatków w danych kategoriach). W przypadku wniosków o dotacje wymienione w pkt „H” (w odniesieniu do prac remontowych w obiektach zabytkowych) szczegółowego opisu zadania, wnioskodawcy wypełniają wyłącznie pola oznaczone literą „C”.

UWAGA: Obecnie wnioskodawca nie może ubiegać się o dotacje wymienione  w pkt: „F”, „G” oraz „I” szczegółowego opisu zadania – termin składania wniosków o opisane we wspomnianych pozycjach dotacje upłynął dnia 28 lutego 2012 r.

UWAGA: Dnia 28 lutego 2012 r. upłynął termin składania wniosków o dotacje przeznaczone na sfinansowanie zakupów inwestycyjnych (rubryka „I” szczegółowego opisu zadania). Nie można zatem ubiegać się we wniosku o zakup, który zostanie zaksięgowany jako zakup inwestycyjny (tzn. taki którego koszt jednostkowy wynosi 3.500 zł i powyżej).

·        W żadnych pozycjach kosztorysu nie można umieszczać tzw. „otwartych katalogów kosztów” to znaczy zwrotów typu: „itp.”, „m.in.”.

·        Liczba pozycji wymienionych w każdej z rubryk (A.1, A.2, A.3, A.4 lub C – wyłącznie w odniesieniu do prac remontowych w obiektach zabytkowych)jest dowolna i wynika wyłącznie z potrzeb wnioskowanego zadania.

·        Wnioskodawca wypełnia tylko te z rubryk kosztorysu (A.1, A.2, A.3, A.4 lub C – wyłącznie w odniesieniu do prac remontowych w obiektach zabytkowych) które wiążą się z realizowanym przez niego zadaniem. W rubrykach, które nie zostaną wypełnione należy wstawić znak „-”, a w niedotyczących wnioskowanego zadania  kolumnach „koszt całkowity” i „w tym wnioskowana dotacja” cyfrę „0”. Przykładowo wnioskodawca, który w ramach zadania nie planuje zakupu usług obcych winien wypełnić rubrykę A.3 w sposób następujący:

A.3

USŁUGI OBCE

z tego:

 

0

0

planowane do sfinansowania z wnioskowanej dotacji:

-

 

-

-

planowane do sfinansowania z innych źródeł

-

-

-

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

·        Wypełniając rubrykę A.1 – WYNAGRODZENIA – w poszczególnych wierszach należy podać podstawę zatrudnienia osoby lub osób, których zatrudnienie zaplanowano w ramach realizacji zadania (np. umowa zlecenia, umowa o dzieło, umowa o pracę itp.), „ilość” tego typu umów, ich „cenę jednostkową”, a także „koszt całkowity” i wnioskowaną kwotę dotacji dotyczącą tego wiersza („w tym wnioskowana dotacja”). Przykładowe wypełnienie tej rubryki winno wyglądać w sposób następujący:

lp.

wyszczególnienie kosztów

ilość

cena jednostkowa

koszt całkowity

w tym

wnioskowana dotacja

A.1

WYNAGRODZENIA

(należy podać podstawę zatrudnienia),

z tego:

 

Ogółem:

 

    2300

 

    1300

Prowadzący warsztaty rękodzieła-umowa zlecenia

1

1000

1000

500

Prowadzący warsztaty śpiewu-umowa zlecenia

2

400

    800

800

Koordynator zadania - umowa o dzieło

1

200

       200

0

Opiekunowie grup – umowa zlecenia

2

150

  300

0

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

UWAGA: Przy wypełnianiu tej rubryki niedopuszczalna jest sytuacja w której wnioskodawca w polu „WYNAGRODZENIA (należy podać podstawę zatrudnienia)” wpisze wyłącznie podstawę zatrudnienia np. „Umowa o dzieło”. Z wypełnionej rubryki musi jednoznacznie wynikać jakich działań podejmowanych w ramach realizacji projektu ma dotyczyć wspomniana umowa. Właściwy zapis winien zatem wyglądać przykładowo: „Prowadzący warsztaty rękodzieła - umowa zlecenia”.

 

·        Wypełniając rubryki A.2, A.3 i A.4 należy podać koszt łączny planowanych w ich ramach wydatków oraz wymienić je z uwzględnieniem podziału na planowane do sfinansowania z wnioskowanej dotacji oraz planowane do sfinansowania z innych źródeł niż dotacja. Jeżeli dana pozycja ma być finansowana zarówno z dotacji jak i ze środków własnych lub innych źródeł powinna zostać wymieniona w obu rubrykach.

UWAGA: Przy wypełnianiu wspomnianych rubryk nie jest wymagane podawanie kosztów poszczególnych pozycji kosztorysu. Poniżej przykładowe wypełnienie jednej z rubryk.

A.3

USŁUGI OBCE,

z tego:

 

2000

1500

planowane do sfinansowania z wnioskowanej dotacji:

Usługi cateringowe

 

Wynajem sal na koncerty

Ochrona

Usługa transportowa

planowane do sfinansowania z innych źródeł

Usługa transportowa

Druk plakatów

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

·        Jeżeli w ramach danej rubryki(A.2, A.3, A.4) wnioskodawca planuje pokryć wszystkie wydatki ze środków własnych winien w odpowiednich miejscach dotyczących środków pochodzących z dotacji („planowane do sfinansowania z wnioskowanej dotacji” umieścić znak „-”) Analogicznie należy postąpić w sytuacji gdy wnioskodawca zamierza pokryć wszelkie wydatki ze środków dotacji. Przykładowe wypełnienie tej rubryki winno wyglądać w sposób następujący.

 

A.3

USŁUGI OBCE,

z tego:

 

2000

0

planowane do sfinansowania z wnioskowanej dotacji:

-

 

-

-

planowane do sfinansowania z innych źródeł

Usługa transportowa

Druk plakatów

Wynajem sal na koncerty

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

·        Wpisując konkretny wydatek do kosztorysu zadania należy dokładnie rozważyć czy dany koszt będzie ponoszony w ramach usług obcych czy np. zakupu materiałów i energii. Przykładowo wyżywienie dla uczestników projektu może być zapewnione w ramach usług (usługa cateringowa świadczona przez firmę lub bar) lub zakupu materiałów i energii (zakup artykułów spożywczych – chleb, masło, wędliny). Wydatek należy zatem właściwie określić i wpisać go w odpowiednią rubrykę. Przykładowo wnioskodawca, który zamierza zapewnić zarówno usługę cateringową (obiad dla uczestników) jak i zakupić artykuły spożywcze, z których własnym sumptem przygotuje kolację dla uczestników wypełnia odpowiednie rubryki w sposób następujący:

 

A.2

ZAKUP MATERIAŁÓW I ENERGII,

z tego:

 

500

500

planowane do sfinansowania z wnioskowanej dotacji:

Artykuły spożywcze (pieczywo, masło, wędliny, owoce)

 

-

planowane do sfinansowania z innych źródeł

-

-

-

A.3

USŁUGI OBCE,

z tego:

 

2000

1500

planowane do sfinansowania z wnioskowanej dotacji:

Usługa cateringowa - obiad dla uczestników

 

-

-

planowane do sfinansowania z innych źródeł

Usługa cateringowa - obiad dla uczestników

-

-

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

W szczególnych przypadkach, gdy wnioskodawca ma problem z właściwym zakwalifikowaniem danego wydatku do konkretnej kategorii kosztów zaleca się kontakt z sekretariatem Departamentu Budżetu i Finansów Ministerstwa Administracji i Cyfryzacji (tel. +48 22 601 15 46, faks +48 22 601 15 45), który wskaże kontakt do merytorycznie właściwego pracownika Departamentu Budżetu i Finansów Ministerstwa Administracji i Cyfryzacji. Przypisanie we wniosku o dotację danego wydatku do konkretnej kategorii kosztów, a następnie pokrycie go z innej kategorii może skutkować nie uznaniem danego wydatku przez Departament Budżetu i Finansów Ministerstwa Administracji i Cyfryzacji na etapie rozliczania projektu pod względem finansowym, co jest jednoznaczne z koniecznością zwrotu środków dotacji wydatkowych na pokrycie danego wydatku.  

·        Należy pamiętać, iż jako pozostałe koszty (A.4) mogą być zakwalifikowane wyłącznie: koszty delegacji służbowych pracowników etatowych organizacji, koszty nagród finansowych (np. dla zwycięzców konkursów), bony prezentowe, podatki i koszty ubezpieczenia oraz tzw. „kilometrówka” czyli środki pieniężne wypłacane na podstawie określonego ryczałtu za kilometr pokonanej trasy jako zwrot kosztów przyjazdu osób zaangażowanych w realizację projektu.

·        Zalecane jest by osobom, z którymi w ramach realizacji zadania zawierana jest umowa zlecenia lub umowa o dzieło nie były dodatkowo zwracane koszty podróży. Sumy te powinny być zawarte w ramach kwoty wypłaconej na podstawie wspomnianych umów. W uzasadnionych przypadkach dopuszczalne jest zwracanie kosztów podróży osobom, z którymi zawarto wspomniane umowy, ale tylko w sytuacji gdy w zawieranych umowach znalazł się stosowny zapis informujący, iż kwota przekazana w ramach umowy nie zawiera sum przeznaczonych na zwrot kosztów podróży.  

·        Tylko wnioskodawca ubiegający się odotację celową na prace remontowe w obiektach zabytkowych wypełnia rubrykę oznaczoną literą „C”. W takim przypadku wnioskodawca wypełnia wyłącznie tę rubrykę. Pozycje wpisane w tym przypadku do rubryki „C” muszą być tożsame z pozycjami wykazanymi w Tabeli elementów scalonych Kosztorysu inwestorskiego opracowanego na potrzeby planowanego remontu.

UWAGA: W przypadku wniosków o dotację podmiotową wnioskodawca jest zobowiązany zapewnić środki własne (lub środki  z innych źródeł) w wysokości co najmniej 10 % całości kosztów realizacji zadania. Wspomniane 10 % należy liczyć od kosztu całkowitego realizacji zadania, a nie od wnioskowanej wysokości dotacji.

 

Krok 20 – SZCZEGÓŁOWY OPIS ZADANIA

·        Wnioskodawca wypełnia wyłącznie rubryki w części (A, B, C, D, E, H, J, K lub L) odpowiadającej zadaniu, którego dotyczy dany wniosek (dla każdego zadania wypełnić należy rubryki oznaczone tylko jedną z wymienionych liter).

·        Wnioskodawca ubiegający się o dotacje celowe wypełnia rubryki odpowiadające rodzajowi zadania, o realizację którego wnioskuje (A, B, C, D, E, H, J). Tylko w przypadku gdy rodzaj zadania nie został ujęty w wymienionych rubrykach wnioskodawca wypełnia rubrykę „K”.

·        Wnioskodawca ubiegający się o dotacje podmiotową wypełnia rubrykę L.

·        Wypełniając rubryki: A, B, C, D, H, J wnioskodawca zobowiązany jest wypełnić wszystkie pola w danej rubryce, za wyjątkiem pola „Dodatkowe informacje istotne dla oceny wniosku (wypełnić o ile zachodzi taka potrzeba)”. W przypadku tego pola wnioskodawca może umieścić w nim dodatkowe informacje istotne dla oceny wniosku lub pozostawić pole niewypełnione, o ile nie zachodzi potrzeba podawania dodatkowych informacji.

·        Wypełniając rubrykę E wnioskodawca zobowiązany jest wypełnić wszystkie pola w danej rubryce za wyjątkiem pola „Dodatkowe informacje istotne dla oceny wniosku (wypełnić o ile zachodzi taka potrzeba)”. W przypadku tego pola wnioskodawca może umieścić w nim dodatkowe informacje istotne dla oceny wniosku lub pozostawić pole niewypełnione o ile nie zachodzi potrzeba podawania dodatkowych informacji. W przypadku pola „Informacja o wykonawcy lub wykonawcach (w przypadku wydawnictw muzycznych)” wnioskodawca podaje wymagane informacje lub wpisuje zwrot „nie dotyczy” o ile wniosek nie dotyczy wydawnictw muzycznych.

·        Wypełniając rubrykę L każdy wnioskodawca ubiegający się o dotację podmiotową musi koniecznie wypełnić pola 4 – 7. Pozostałe pola wypełnia gdy odpowiadają rodzajowi wnioskowanego zadania - przykładowo wnioskodawca ubiegający się o dotację podmiotową przeznaczoną na pokrycie kosztów eksploatacji i najmu lokalu służącego działalności programowej organizacji wypełnia również pola 1 – 3. W sytuacji gdy wnioskodawca ubiega się wyłącznie o dofinansowanie kosztów obsługi finansowo-księgowej i/lub prawnej organizacji i/lub wynagrodzenie pracownika biurowego organizacji w polach 1-3  należy wpisać zwrot „nie dotyczy”. Zalecane jest by w polu „Dodatkowe informacje istotne dla oceny wniosku (wypełnić o ile zachodzi taka potrzeba)” wnioskodawca ubiegający się o dotację podmiotową umieścił wyjaśnienia dlaczego dofinansowanie danych etatów lub kosztów eksploatacji i najmu lokali jest konieczne dla właściwej realizacji przez wnioskodawcę zadań mających na celu zachowanie i rozwój tożsamości kulturowej mniejszości lub zachowanie i rozwój języka regionalnego.

UWAGA: Pod pojęciem eksploatacja rozumiane będą między innymi opłaty za: energię elektryczną, opał, gaz, ogrzewanie, telefony, internet, wodę, podatki od nieruchomości, opłaty stałe typu wywóz nieczystości.

UWAGA: Dane w pozycjach 4-6 rubryki L („przychody z działalności statutowej”, „koszty realizacji zadań statutowych” oraz  „wpłacone składki członkowskie”) powinny być zgodne z danymi sprawozdań finansowych za rok poprzedzający rok złożenia wniosku.

·        Podając w Szczegółowym opisie zadania wszystkie informacje istotne dla oceny wniosku nie należy używać zwrotu „około” (forma ta jest dopuszczalna wyłącznie w przypadku podawania liczby widzów imprez kulturalnych). Należy podawać konkretne dane, lub w przypadku gdy wnioskodawca nie dysponuje w dniu wypełniania wniosku ostatecznymi informacjami należy podać minimalne wartości, których wnioskodawca jest 100 % pewny, z adnotacją: „nie mniej niż”. Należy pamiętać, iż w przypadku przyznania dotacji podane we wniosku wartości będą stanowić podstawę do późniejszej oceny stopnia realizacji zadnia. Przykładowe wypełnienie pól 4-6 rubryki A Szczegółowego opisu zadnia winno wyglądać w sposób następujący.

4. Szacunkowa liczba

wykonawców

10 zespołów

5. Szacunkowa liczba

Widzów

Około 2500 widzów

 

6. Szacunkowa liczba

wykonawców

reprezentujących mniejszość

Nie mniej niż 7 zespołów

 

 

 

 

 

 

 

 

·        Zapis o realizacji zadania dzięki dotacji Ministra Administracji i Cyfryzacji powinien być umieszczony w takim miejscu (lub miejscach) dzięki którym odbiorcy zadania uzyskają informację o wsparciu jego realizacji z dotacji MAiC.

Przykładowo:

- wprzypadku imprez artystycznych (koncerty, przeglądy, festiwale, festyny, konkursy muzyczne lub recytatorskie itp. -  baner umieszczony na scenie, plakaty, zaproszenia, wydawnictwa związane z imprezą, materiały promocyjne, strona internetowa organizacji, informacja podawana w trakcie imprezy itp.),

- w przypadkuwsparcia działalności zespołów artystycznych mniejszości – informacja umieszczona na wydawnictwach zespołu (plakaty, płyty, kasety, foldery itp.), informacja umieszczona w sali prób, strona internetowa zespołu, informacja podawana ustnie w trakcie koncertów,

- w przypadku wydawania publikacji książkowych - druga strona okładki, strona tytułowa, stopka redakcyjna, materiały promocyjne związane z publikacją itp.),

- w przypadku wydawania czasopism - okładka czasopisma, strona tytułowa, stopka redakcyjna itp.),

- w przypadku wydawania innego rodzaju wydawnictw (płyty, kasety, foldery, kalendarze)- okładka wydawnictwa, strona tytułowa, materiały promocyjne związane z wydawnictwem, strona internetowa itp.),

- w przypadkudotacji celowych na remonty - tablica umieszczona na obiekcie, materiały promocyjne, strona internetowa itp.,

- w przypadku mediów- materiały promocyjne, strona internetowa, informacja ta może być również podawana w trakcie audycji itp.,

- w przypadku dotacji podmiotowych – materiały promocyjne organizacji, informacja ta może być również podawana w trakcie organizowanych imprez, umieszczana w wydawnictwach itp. W przypadku wsparcia z dotacji kosztów najmu i eksploatacji lokalu informacja ta może być również umieszczona w siedzibie organizacji, w materiałach promocyjnych, na stronie internetowej organizacji  itp.).

UWAGA: Zapis o realizacji zadania dzięki dotacji Ministra Administracjii Cyfryzacji może byćumieszczany w języku polskim, w języku mniejszości lub w języku regionalnym.

Krok 21

W rubryce „Statut wnioskodawcy” wnioskodawca ubiegający się o dotację podmiotową (który w latach ubiegłych składał do Departamentu Wyznań Religijnych oraz Mniejszości Narodowych i Etnicznych wnioski o dotacje) zaznacza za pomocą znaku „X” czy przekazuje w załączeniu statut swojej organizacji, czy też statut przekazany w latach ubiegłych nie uległ zmianie. W przypadku wniosków nie dotyczących dotacji podmiotowej wnioskodawca (który w latach ubiegłych składał do Departamentu Wyznań Religijnych oraz Mniejszości Narodowych i Etnicznych wnioski o dotacje) proszony jest o potwierdzenie - za pomocą znaku „X” w rubryce „Statut wnioskodawcy – Statut przekazany w latach ubiegłych nie uległ zmianie” - iż przesłany do Departamentu Wyznań Religijnych oraz Mniejszości Narodowych i Etnicznych w latach ubiegłych ww. dokument nie uległ zmianie. W przeciwnym przypadku należy załączyć do wniosku aktualny statut oraz zaznaczyć za pomocą znaku „X” „Statut wnioskodawcy – Przekazuję w załączeniu”.

UWAGA: Wnioskodawca ubiegający się po raz pierwszy o dotację (zarówno podmiotową, jaki celową) zobowiązany jest załączyć do wniosku statut swojej organizacji. W takim przypadku zaznacza za pomocą znaku „X”, iż przekazuje w załączeniu statut swojej organizacji.

 

Krok 22

W rubryce „Miejscowość i data oraz pieczęć i podpis osoby lub osób upoważnionych zgodnie z rejestrem bądź ewidencją do reprezentowania wnioskodawcy” należy wpisać miejscowość, w której został sporządzony wniosek, datę jego sporządzenia, oraz przystawić pieczęć lub pieczęcie i umieścić podpisy osoby lub osób upoważnionych (zgodnie z KRS-em) do występowania w imieniu wnioskodawcy. O ile wnioskodawca nie posiada pieczęci uprzejmie prosimy o umieszczenie czytelnych podpisów wymienionych powyżej osób. Data sporządzenia powinna być zgodna faktyczną datą podpisania wniosku (daty poszczególnych wersji wniosków będą zatem różne).

 

Krok 23 – Załączniki

·        Wszystkie załączniki powinny być dokumentami oryginalnymi lub poświadczonymi za zgodność z oryginałem. Poświadczenie za zgodność z oryginałem nie musi być poświadczeniem notarialnym, wystarczy gdy dokona go np. prezes, skarbnik lub sekretarz wnioskującej organizacji. Aby dokument mógł być uznany za poświadczony za zgodność z oryginałem stosowny zapis wraz z pieczątką i podpisem musi być umieszczony na wszystkich stronach przesyłanej kopii.

·        Do każdego wniosku wnioskodawca zobowiązany jest załączyć pełen komplet wymaganych załączników. Niedopuszczalna jest sytuacja, w której wnioskodawca przesyła jeden komplet wymaganych załączników do kilku złożonych wniosków.

 

·        Do wniosków o dotację celową wnioskodawca załącza:

1.      Aktualny odpis z rejestru lub wyciąg z ewidencji lub inne dokumenty potwierdzające status prawny wnioskodawcy oraz umocowanie osób go reprezentujących.

2.      Sprawozdanie merytoryczne i finansowe za poprzedni rok.

3.      Statut wnioskodawcy.

UWAGA:Załączniki wymienione w pozycjach 2 i 3 załącza wyłącznie wnioskodawca ubiegający się po raz pierwszy o dotację.

 

·        Do wniosku o dotację podmiotową wnioskodawca załącza:

1.      Aktualny odpis z rejestru lub wyciąg z ewidencji lub inne dokumenty potwierdzające status prawny wnioskodawcy oraz umocowanie osób go reprezentujących.

2.      Sprawozdanie merytoryczne i finansowe za poprzedni rok.

3.      Statut wnioskodawcy.

UWAGA: Organizacje ubiegające się o dotacje podmiotowe, których statut został przekazany w latach ubiegłych i od tego czasu nie uległ zmianie, składają wyłącznie załączniki wymienione w pozycjach 1 i 2. Fakt ten powinien znaleźć odzwierciedlenie we właściwej rubryce wniosku (patrz krok 21).

 

·        Do wniosku o dotację celową na remonty służące zachowaniu tożsamości kulturowej mniejszości lub zachowaniu języka regionalnegownioskodawca załącza:

1.      Aktualny odpis z rejestru lub wyciąg z ewidencji lub inne dokumenty potwierdzające status prawny wnioskodawcy oraz umocowanie osób go reprezentujących.

2.      Sprawozdanie merytoryczne i finansowe za poprzedni rok.

3.      Statut wnioskodawcy.

4.      Pozwolenie budowlane - w przypadku remontu obiektu zabytkowego wpisanego do rejestru zabytków lub opinia Wojewódzkiego Konserwatora Zabytków, w przypadku, gdy obiekt ujęty jest w ewidencji zabytków

UWAGA: Załączniki wymienione w pozycjach 2 i 3 załącza wyłącznie wnioskodawca ubiegający się po raz pierwszy o dotację.

 

Krok 24

Przed wysłaniem wniosku prosimy o ponowne sprawdzenie:

1.      Czy wnioskodawca wypełnił wszystkie wymagane pola wniosku.

2.      Czy w kosztorysie realizacji zadania nie ma błędów rachunkowych.

3.      Czy wynikający z kosztorysu koszt całkowity zadania stanowi sumę kwot wykazanych w pozycjach: „wnioskowana wysokość dotacji”, „środki własne”, „przychody przewidywane w związku z realizacja zadania” i „środki z innych źródeł” rubryki „Planowane środki w zł”.

4.      Czy wynikająca z kosztorysu kwota wnioskowanej dotacji jest tożsama z kwotą umieszczoną w rubryce „Planowane środki w zł - wnioskowana wysokość dotacji” (krok 14).

5.      Czy w Szczegółowym opisie zadania nie pojawił się zwrot „około”.

6.      Czy wydrukowany wniosek jest podpisany przez upoważnione osoby (krok 22).

7.      Czy do wniosku zostały załączone wymagane załączniki (krok 23).

8.      Czy załączniki zostały podpisane lub poświadczone za zgodność z oryginałem.

 

Krok 25 – Uwagi i zalecenia dla dotacjobiorców dotyczące realizacji projektu:

1.      Każda faktura za wydatek poniesiony ze środków dotacji w ramach realizacji zadania powinna być właściwie opisana.

2.      Zgodnie z brzmieniem art. 152 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych  (Dz. U. Nr 157, poz. 1240, z późn. zm.) podmiot realizujący zadanie wsparte dotacją Ministra Administracji i Cyfryzacji zobowiązany jest do prowadzenia wyodrębnionej ewidencji księgowej środków otrzymanych z dotacji oraz wydatków dokonywanych z tych środków. Wzór takiej ewidencji stanowi załącznik do niniejszej instrukcji.

3.      Podmiot realizujący zadanie zobowiązany jest do posiadania dokumentacji potwierdzającej fakt właściwej realizacji zadania wspartego ze środków dotacji. Zalecane jest by w trakcie realizacji projektu gromadził wszelką dokumentację potwierdzającą ten fakt, w tym m. in. kopie dzienników lekcyjnych, listy uczestników zajęć lub inne dokumenty potwierdzające fakt prowadzenia zespołów artystycznych lub zajęć świetlicowych, wszelkiego rodzaju plakaty, zaproszenia, programy i publikacje dokumentujące fakt przeprowadzenia imprez kulturalnych lub prowadzenia działalności przez zespoły artystyczne wspierane w ramach realizacji zadania, protokoły przyznania nagród, dokumentację filmową i fotograficzną potwierdzającą fakt właściwej realizacji zadania itp. Materiały te mogą być przydatne na etapie przygotowywania sprawozdawania z realizacji zadania lub w przypadku kontroli realizacji projektu przeprowadzanej przez Departament Kontroli Skarg i Wniosków Ministerstwa Administracji i Cyfryzacji.

Kontakt

Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji

Siedziba:
Departament Wyznań Religijnych
oraz Mniejszości Narodowych i Etnicznych
ul. Domaniewska 36/38
02-672 Warszawa
tel. +48 22 60 122 25
e-mail: sekretariat.DWRMNiE@MSWiA.gov.pl

Adres korespondencyjny:
Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji
Departament Wyznań Religijnych
oraz Mniejszości Narodowych i Etnicznych
ul. Batorego 5
02-591 Warszawa